Quante persone servono per gestire 30 appartamenti?
Non c'è un numero fisso, ma si può stimare. Un sondaggio europeo del 2018 su 552 gestori indica circa una persona ogni 10 case più una base di due, pulizie escluse: per 30 case circa cinque persone. Le pulizie possono richiederne altre due o tre a tempo pieno, oppure una ditta esterna.
Arrivare a 30 appartamenti è un passaggio importante: è il punto in cui un titolare non può più fare tutto e deve avere una squadra vera. Quante persone servano dipende da tre fattori: quante pulizie generano le case, quanto è automatizzato il lavoro d’ufficio e quanto sono vicine tra loro le case.
Cosa dicono i dati di settore?
Dati italiani pubblici non ce ne sono. Il riferimento più citato è un sondaggio europeo del 2018 realizzato da Transparent con ShortTermRentalz su 552 gestori con quasi 30.000 case. Il risultato: in media una persona ogni 9,5 case, più una base di circa 1,9 persone, escluso il personale delle pulizie. È un dato europeo e di qualche anno fa: usalo come ordine di grandezza, non come regola.
Applicato a 30 case: 1,9 + 30 ÷ 9,5 = circa 5 persone fuori dalle pulizie, tra titolare, operazioni, assistenza ospiti, amministrazione e acquisizione.
E le pulizie?
Si stimano dal numero di cambi. Un esempio con numeri stimati:
- 30 case con occupazione del 65%: circa 7.100 notti vendute all’anno;
- soggiorno medio di 3,5 notti: circa 2.000 cambi all’anno, cioè 170 al mese e fino a 8-10 al giorno in alta stagione;
- 2,5 ore per cambio, spostamenti compresi: circa 5.000 ore l’anno;
- con circa 1.700 ore effettive per una persona a tempo pieno: circa 3 persone.
Se affidi le pulizie a una ditta esterna, queste persone non sono nel tuo organico, ma il lavoro va comunque coordinato e controllato.
Come si divide il lavoro?
| Area | Persone stimate (equivalenti a tempo pieno) | Cosa fanno |
|---|---|---|
| Direzione e acquisizione | 1 | titolare: proprietari, contratti, numeri |
| Operazioni | 1-1,5 | coordinamento pulizie, controlli, manutenzioni, scorte |
| Check-in e accoglienza | 0,5-1 | arrivi e identificazione degli ospiti |
| Assistenza ospiti e calendario | 1-1,5 | messaggi, prenotazioni, problemi, anche su turni |
| Amministrazione | 0,5 | rendiconti, fatture, imposta di soggiorno, Alloggiati Web |
| Pulizie e lavanderia | 2,5-3 | interne o ditta esterna |
Totale stimato: da 6 a 9 persone, alcune part-time, a seconda di quanto è esternalizzato. Sono stime per mostrare il metodo, da rifare con i tuoi numeri.
Cosa fa scendere il numero?
- Case vicine: meno tempo in auto per pulizie, check-in e guasti.
- Soggiorni più lunghi: meno cambi a parità di notti.
- Software di gestione con messaggi automatici, calendario unico e assegnazione delle pulizie.
- Procedure scritte, che riducono domande ed errori.
- Lavanderia esterna al posto di quella interna.
Cosa lo fa salire?
- Case sparse in una zona ampia.
- Molti soggiorni di una o due notti.
- Check-in tutti di persona, a orari diversi.
- Case grandi o di fascia alta, con più servizi.
- Proprietari che chiedono molto contatto.
In pratica
- Stima le persone d’ufficio con il riferimento di una ogni 10 case circa.
- Calcola le pulizie partendo dal numero di cambi.
- Dividi il lavoro per aree, non per persone.
- Decidi cosa tenere interno e cosa affidare a ditte esterne.
- Riduci gli spostamenti concentrando le case.
- Rifai il calcolo ogni volta che aggiungi 5-10 case.