Come gestire la cassa in bassa stagione?

Negli affitti brevi gli incassi seguono il turismo, i costi no. Canoni, utenze, stipendi, software e tasse arrivano tutti i mesi, anche quando il calendario è mezzo vuoto. Molte attività che chiudono in perdita l’anno non sono in perdita: semplicemente finiscono i soldi a febbraio. Gestire la cassa significa arrivare alla primavera senza debiti nuovi.

Da dove si comincia?

Da un piano di cassa a dodici mesi: una tabella con, per ogni mese, gli incassi previsti (prenotazioni già confermate più una stima prudente) e tutte le uscite, con la data in cui escono davvero. Non serve un software: basta un foglio di calcolo aggiornato ogni due settimane.

Due attenzioni:

• gli incassi arrivano quando i portali pagano, di solito dopo l’arrivo dell’ospite, non quando la prenotazione è fatta;
• per un property manager le commissioni seguono gli incassi dei proprietari, quindi anche lui ha un inverno magro.

Quali scadenze pesano di più in bassa stagione?

Le imposte. Per la cedolare secca, come per l’IRPEF, l’Agenzia delle Entrate prevede il saldo dell’anno precedente e il primo acconto entro il 30 giugno, e il secondo acconto entro il 30 novembre. Se l’acconto supera 257,52 euro si paga in due rate: 40% a giugno e 60% a novembre. Quindi la rata più grossa cade proprio quando gli incassi calano. Chi ha partita IVA ha scadenze simili per le imposte e i contributi: chiedi al commercialista il calendario completo e mettilo nel piano.

Quanta riserva tenere da parte?

Non esiste una regola di legge. Un criterio prudente è accantonare nei mesi forti abbastanza da coprire i costi fissi dei mesi più deboli più le imposte di novembre. Tienila su un conto separato, così non sembra denaro da spendere.

Come si riducono le uscite?

• Pulizie a chiamata invece che a forfait mensile, quando possibile.
• Canoni stagionali concordati con i proprietari, se lavori in sublocazione: un canone più basso d’inverno e più alto d’estate allinea uscite ed entrate.
• Abbonamenti a software e servizi rivisti a fine estate.
• Lavori di manutenzione programmati nei mesi vuoti, ma pagati con la riserva, non a debito.

Come si aumentano le entrate?

• Prezzi e regole adattati: sconti settimanali e mensili, soggiorno minimo più breve nei giorni infrasettimanali.
• Medio periodo: per i mesi più vuoti si può affittare con contratti transitori, che secondo l’art. 5 della legge 431/1998 hanno durata fino a 18 mesi, oppure con contratti per studenti universitari, da 6 mesi a 3 anni. Hanno regole proprie (motivazione della transitorietà, canoni nelle aree dove esistono accordi locali): verificale prima di firmare.
• Ospiti di lavoro: trasferte, cantieri, ospedali e università riempiono i giorni feriali.

Un esempio con numeri stimati

Marco gestisce 12 case con una commissione del 20%. Da giugno a settembre incassa circa 9.000 euro di commissioni al mese, da novembre a febbraio circa 3.500. I suoi costi fissi (collaboratrice part-time, auto, software, commercialista) sono circa 4.000 euro al mese. Ogni inverno avrebbe un buco di circa 500 euro al mese, più le imposte di novembre. Accantonando 1.500 euro al mese nei quattro mesi forti, arriva a novembre con 6.000 euro di riserva e supera l’inverno senza fido bancario. Sono stime per mostrare il metodo.

In pratica

• Prepara un piano di cassa a dodici mesi e aggiornalo ogni due settimane.
• Segna le date in cui i portali pagano davvero.
• Metti in calendario saldo e acconti delle imposte, compreso il 30 novembre.
• Accantona una riserva nei mesi forti, su un conto separato.
• Rinegozia i costi fissi e programma i lavori nei mesi vuoti.
• Valuta contratti di medio periodo per i mesi più deboli.