Come funziona la sincronizzazione dei calendari iCal e che limiti ha?

Questa pagina spiega il meccanismo dell’iCal: come si imposta, cosa passa e cosa no. Se il tuo problema è già una doppia prenotazione, trovi i rimedi nella pagina su come evitare l’overbooking tra Airbnb e Booking.

Cos’è iCal, in parole semplici?

iCal è un formato standard per i calendari. Ogni portale crea per il tuo annuncio un link che finisce in .ics: dentro ci sono le date occupate o bloccate. Un altro portale, o un software, legge quel link e chiude le stesse date dalla sua parte.

Il collegamento va fatto nei due sensi:

1. esporti il link di Airbnb e lo importi su Booking.com;
2. esporti il link di Booking.com e lo importi su Airbnb.

Se ne imposti solo uno, le prenotazioni passano in una direzione sola. Airbnb ricorda che il link importato deve finire in .ics, altrimenti non funziona.

Ogni quanto si aggiorna?

Non in tempo reale. Il portale che importa va a “leggere” il link a intervalli:

• Airbnb aggiorna i calendari importati in automatico ogni 3 ore e mostra l’orario dell’ultimo aggiornamento. Puoi forzare un aggiornamento a mano dal calendario, ma Airbnb avverte che le richieste possibili sono limitate: oltre una certa soglia devi aspettare il giro automatico.
• Booking.com spiega nelle pagine di aiuto per i partner che la sincronizzazione dei calendari non è in tempo reale e che gli aggiornamenti possono richiedere fino a due ore.

In pratica, tra una prenotazione su un portale e la chiusura delle date sull’altro possono passare ore.

Cosa passa e cosa no?

Passa con iCal	Non passa con iCal
Notti prenotate	Prezzi e sconti
Notti bloccate a mano (non sempre)	Soggiorno minimo e regole
	Nome e dati degli ospiti
	Messaggi, cancellazioni con dettagli, recensioni

Airbnb precisa che le notti bloccate su un altro calendario possono essere bloccate oppure no su Airbnb: impostazioni come il tempo di preparazione o il preavviso sull’altro sito possono cambiare il risultato. Airbnb importa fino a due anni di dati e non permette di mettere in pausa un calendario importato: per fermarlo va scollegato.

Quali sono i limiti principali?

• Ritardo: è il rischio maggiore, soprattutto per prenotazioni dell’ultimo minuto.
• Solo disponibilità: i prezzi vanno cambiati portale per portale.
• Collegamenti fragili: se un link si rompe o viene rigenerato, la sincronizzazione si ferma senza avvisi evidenti.
• Nessun dato dell’ospite: per pulizie, check-in e Questura devi copiare le informazioni a mano.
• Conflitto con i channel manager: quando colleghi un portale a un channel manager via API, i vecchi iCal tra portali vanno tolti, altrimenti rischi blocchi doppi.

Attenzione a non confondere: Airbnb permette anche di collegare tra loro due annunci Airbnb della stessa casa (per esempio stanza e intero appartamento). È una funzione interna di Airbnb, diversa dall’iCal tra portali, e vale solo per annunci dello stesso host principale.

Quando basta e quando no?

iCal può bastare per una casa su due portali, con soggiorni non troppo brevi e prenotazioni che arrivano con anticipo. Diventa rischioso con più case, più portali, prenotazioni per il giorno stesso o prezzi che cambi spesso. Lì serve un collegamento via API.

Un esempio

Lucia affitta un bilocale a Torino su Airbnb e Booking.com, collegati con iCal. Alle 9 riceve una prenotazione su Booking per il fine settimana. Il calendario Airbnb aveva letto il link alle 8 e lo rileggerà verso le 11: in quelle due ore le stesse notti restano libere su Airbnb. Lucia ha preso un’abitudine: a ogni nuova prenotazione apre Airbnb e preme l’aggiornamento manuale del calendario collegato.

In pratica

• Imposta il collegamento nei due sensi, con link .ics.
• Ricorda che passano solo le date, non prezzi né regole.
• Dopo ogni prenotazione aggiorna a mano il calendario collegato.
• Controlla ogni settimana l’orario dell’ultimo aggiornamento.
• Con più case o più portali passa a un channel manager via API.
• Quando colleghi un channel manager, rimuovi i vecchi iCal.