Software: PMS, channel manager e automazioni

Gli strumenti per gestire più immobili: gestionale, channel manager, check-in online e intelligenza artificiale.

19 risposte

• Che differenza c'è tra PMS e channel manager?Il channel manager collega le case ai portali e tiene allineati disponibilità, prezzi e prenotazioni tra Airbnb, Booking.com e gli altri canali. Il PMS è il gestionale che organizza tutto il resto: ospiti, messaggi, pulizie, check-in, adempimenti come Alloggiati Web e imposta di soggiorno, incassi e rendiconti. Oggi molti software offrono entrambe le funzioni insieme.
• Come automatizzare la comunicazione con gli ospiti senza sembrare un robot?Automatizza solo i messaggi prevedibili, come conferma, istruzioni di arrivo e check-out, e scrivili come li diresti a voce: frasi brevi, nome dell'ospite, un dettaglio sulla casa o sulla città. Usa segnaposto ben compilati, orari sensati e la lingua dell'ospite. Domande, problemi e recensioni negative vanno sempre gestiti da una persona.
• Come collegare Airbnb e Booking a un channel manager?Su Airbnb il collegamento parte dal channel manager: autorizzi il software sul tuo account, abbini gli annunci e scegli se sincronizzare tutto o solo prezzi e disponibilità. Su Booking.com scegli il channel manager dall'extranet, nel menu Account alla voce del fornitore di connettività, e accetti i termini. Alla fine controlla tutto e togli i vecchi iCal.
• Come configurare un gestionale per affitti brevi da zero?Segui un ordine preciso: dati della tua attività e utenti, poi le case con CIN e regole, i proprietari con le condizioni del contratto, prezzi e soggiorni minimi, tutte le prenotazioni future. Solo dopo colleghi i portali via API e togli gli iCal. Infine messaggi, check-in online, Alloggiati Web, pulizie, e una prova completa con una casa.
• Come evitare l'overbooking tra Airbnb e Booking?Per evitare l'overbooking tra Airbnb e Booking.com collega entrambi a un channel manager via API, che chiude le date su un portale appena arriva una prenotazione sull'altro. La sincronizzazione iCal non è in tempo reale (Airbnb aggiorna i calendari importati circa ogni 3 ore). Tieni un calendario principale unico e inserisci subito le prenotazioni dirette.
• Come fare rendiconti automatici per i proprietari?Il rendiconto automatico nasce da tre cose: prenotazioni importate dai portali tramite il gestionale, regole di calcolo impostate una volta per ogni proprietario (compenso, pulizie, spese) e una chiusura mensile che controlli prima dell'invio. Deve mostrare incassi lordi, commissioni dei portali, eventuale ritenuta del 21%, costi, compenso e netto da bonificare.
• Come funziona il check-in online degli ospiti?Con il check-in online l'ospite riceve un link prima dell'arrivo e compila da solo i dati di tutti i componenti, accetta le regole della casa e a volte paga l'imposta di soggiorno. I dati arrivano nel gestionale, pronti per Alloggiati Web. Non sostituisce il riconoscimento con riscontro visivo, e le copie dei documenti vanno cancellate dopo l'invio.
• Come funziona la sincronizzazione dei calendari iCal e che limiti ha?Con iCal ogni portale pubblica un link al proprio calendario e l'altro portale lo legge a intervalli: Airbnb aggiorna i calendari importati circa ogni 3 ore. Passano solo le date occupate o bloccate, non prezzi, regole o dati degli ospiti. È gratuito e semplice, ma il ritardo lascia spazio a doppie prenotazioni.
• Come scegliere il gestionale in base al numero di immobili?Con una casa bastano gli strumenti dei portali. Da due a cinque serve almeno un channel manager via API con messaggi automatici. Da sei a venti conviene un PMS completo con pulizie, check-in online, Alloggiati Web e rendiconti per proprietario. Oltre venti contano permessi per il team, automazioni, esportazione dati e prezzi a scaglioni o su preventivo.
• Come usare l'intelligenza artificiale negli affitti brevi?L'intelligenza artificiale aiuta soprattutto a scrivere e tradurre: annunci, messaggi agli ospiti, risposte alle recensioni, guide della casa. Serve anche per analizzare dati e preparare stime, mentre i prezzi dinamici usano già algoritmi simili. Va sempre riletta: può inventare dettagli. Non inserire documenti o dati personali degli ospiti in strumenti generici.
• Cos'è l'area riservata per i proprietari in un gestionale?È una sezione del gestionale, sul web o in app, in cui ogni proprietario entra con le sue credenziali e vede solo le sue case: calendario, prenotazioni, incassi, rendiconti, spese e documenti. Spesso può anche bloccare date per uso personale. Riduce telefonate e messaggi e rende il lavoro del gestore trasparente, senza mostrare i dati personali degli ospiti.
• Cos'è un channel manager per affitti brevi?Il channel manager è un software che collega lo stesso alloggio a più portali, come Airbnb e Booking.com, e tiene allineati in automatico disponibilità, prezzi e prenotazioni. Quando arriva una prenotazione su un portale, chiude le stesse date sugli altri. Serve appena pubblichi una casa su più di un canale, per evitare doppie prenotazioni e aggiornamenti manuali.
• Cos'è un PMS per affitti brevi?Il PMS (Property Management System) è il gestionale degli affitti brevi: riunisce in un solo posto calendario, prenotazioni, messaggi agli ospiti, pulizie, check-in online, adempimenti come Alloggiati Web e imposta di soggiorno, incassi e rendiconti per i proprietari. Spesso include un channel manager per collegarsi ad Airbnb e Booking. Serve soprattutto quando le case diventano più di una o due.
• Cosa significa connessione API con Airbnb e Booking?Una connessione API è un collegamento diretto e autorizzato tra il tuo software e il portale: i due sistemi si scambiano dati quasi in tempo reale, non solo le date occupate. Airbnb e Booking.com la concedono solo a fornitori approvati, e sei tu ad autorizzare il software sul tuo account, scegliendo cosa può gestire.
• Esiste un gestionale gratuito per affitti brevi?Un gestionale completo e davvero gratuito, di fatto, non esiste. Sono gratis gli strumenti dei portali (extranet, app di Airbnb e Pulse di Booking.com), la sincronizzazione iCal e un foglio di calcolo: bastano per una o due case. I software senza canone si pagano con una percentuale su ogni prenotazione, che con incassi alti può costare più di un abbonamento.
• Esiste un'app per gestire gli affitti brevi dal telefono?Sì. Airbnb ha un'app per host con prenotazioni, calendario, prezzi e messaggi; Booking.com ha Pulse, gratuita per iOS e Android, per messaggi, disponibilità, prenotazioni e recensioni. Ognuna però vede solo il proprio portale. Per gestire più case su più portali dal telefono serve l'app di un gestionale con channel manager.
• Qual è il miglior gestionale per affitti brevi?Non esiste un gestionale migliore per tutti: il migliore è quello adatto alle case che gestisci, ai portali che usi e agli obblighi italiani. Controlla collegamento via API ad Airbnb e Booking.com, invio ad Alloggiati Web, statistiche e imposta di soggiorno, rendiconti per i proprietari, assistenza in italiano e un costo che cresce in modo sostenibile.
• Quanto costa un channel manager?Un channel manager per affitti brevi costa in genere da meno di 10 a circa 20 euro al mese per un alloggio con i piani base, fino a preventivi su misura per molte case. Si paga a canone per alloggio, a commissione sulle prenotazioni o con un mix. Non esistono channel manager davvero gratuiti: confronta il costo annuo.
• Si possono inviare in automatico gli ospiti ad Alloggiati Web?Sì. Oltre all'inserimento a mano e all'invio di un file, il portale Alloggiati Web offre un servizio web per l'invio diretto dal gestionale: si attiva con una chiave (WSKEY) che generi nella tua area riservata e inserisci nel software. Restano tuoi il riconoscimento dell'ospite, il controllo delle ricevute e la cancellazione delle copie dei documenti.