Esiste un gestionale gratuito per affitti brevi?
Un gestionale completo e davvero gratuito, di fatto, non esiste. Sono gratis gli strumenti dei portali (extranet, app di Airbnb e Pulse di Booking.com), la sincronizzazione iCal e un foglio di calcolo: bastano per una o due case. I software senza canone si pagano con una percentuale su ogni prenotazione, che con incassi alti può costare più di un abbonamento.
Le regole su questo tema stanno cambiando: verifica sempre con il tuo Comune, la Regione o un commercialista prima di agire.
La risposta breve è no: un gestionale completo, con channel manager via API, pulizie, check-in online e rendiconti, ha dei costi e qualcuno li paga. Però per chi parte con una o due case esistono strumenti gratuiti che coprono buona parte del lavoro. Il punto è sapere fin dove arrivano.
Cosa si può avere gratis?
| Strumento | Cosa fa | Limite principale |
|---|---|---|
| Extranet e app di Airbnb | calendario, prezzi, messaggi, risposte rapide programmate | vale solo per Airbnb |
| Extranet di Booking.com e app Pulse | prenotazioni, disponibilità, messaggi, recensioni dal telefono | vale solo per Booking.com |
| iCal tra portali | chiude le date occupate sull’altro portale | aggiorna a intervalli, solo date |
| Foglio di calcolo | incassi, costi, pulizie, rendiconti | tutto a mano |
| Portale Alloggiati Web | invio delle schedine alla Questura | inserimento manuale |
Airbnb permette di programmare messaggi automatici con segnaposto (nome dell’ospite, orari, wifi) che partono a eventi come la prenotazione o il check-in. Booking.com offre Pulse, un’app gratuita per iOS e Android collegata all’extranet. Insieme a un iCal ben impostato, questo kit basta a molti host con una casa.
E i software “gratis”?
Qui conviene leggere bene. Una guida di settore del 2026 osserva che sul mercato non esiste un channel manager davvero gratuito: chi non chiede un canone mensile trattiene una percentuale su ogni prenotazione. La stessa guida cita un modello senza canone con una commissione dell’8% per prenotazione. Altri hanno piani base con canone basso più una piccola percentuale.
Non è un male in sé: nei mesi vuoti non paghi nulla. Ma con incassi alti la commissione diventa il costo maggiore.
Quanto costa davvero il “gratuito”?
Esempio con cifre ipotetiche, solo per mostrare il calcolo. Una casa incassa 24.000 euro l’anno di prenotazioni:
| Opzione | Costo annuo stimato |
|---|---|
| Solo strumenti gratuiti | 0 euro di software, ma diverse ore al mese di lavoro manuale |
| Software senza canone all’8% | 1.920 euro |
| Software a 20 euro al mese | 240 euro |
Con una casa poco prenotata il modello a percentuale può convenire; con una casa che lavora bene quasi mai. I listini cambiano spesso: verifica sempre le condizioni aggiornate sul sito del fornitore.
Quali sono i costi nascosti del fai-da-te?
- Tempo: ogni prenotazione va riportata su pulizie, Questura, statistiche e conti.
- Rischio di doppie prenotazioni: l’iCal non è in tempo reale.
- Errori: una schedina dimenticata o un rendiconto sbagliato costano più di un abbonamento.
- Crescita difficile: oltre due o tre case il sistema manuale si inceppa.
Un esempio
Valeria ha un monolocale a Bologna su Airbnb e Booking.com. Usa le app dei due portali, un iCal nei due sensi, messaggi programmati su entrambi e un foglio di calcolo per spese e pulizie. Spende zero in software e circa tre ore al mese in aggiornamenti. Quando la sorella le affida un secondo appartamento, fa i conti: le ore raddoppiano e l’iCal le ha già creato un mezzo pasticcio a Pasqua. Passa a un channel manager con canone fisso.
In pratica
- Con una casa, sfrutta al massimo extranet, app dei portali e messaggi programmati.
- Usa l’iCal nei due sensi e controllalo ogni settimana.
- Tieni un foglio di calcolo con prenotazioni, costi e pulizie.
- Prima di scegliere un software “gratuito”, calcola la commissione sul tuo incasso annuo.
- Da due o tre case, confronta il costo di un abbonamento con le ore che risparmi.