Cos'è un PMS per affitti brevi?
Il PMS (Property Management System) è il gestionale degli affitti brevi: riunisce in un solo posto calendario, prenotazioni, messaggi agli ospiti, pulizie, check-in online, adempimenti come Alloggiati Web e imposta di soggiorno, incassi e rendiconti per i proprietari. Spesso include un channel manager per collegarsi ad Airbnb e Booking. Serve soprattutto quando le case diventano più di una o due.
PMS sta per Property Management System, cioè sistema di gestione delle proprietà. Negli hotel esiste da decenni; negli affitti brevi è il programma che usa il property manager per tenere sotto controllo tutte le case da un solo schermo, invece di saltare tra app dei portali, fogli di calcolo e chat.
Cosa fa un PMS?
Le funzioni variano da prodotto a prodotto. Le più comuni:
| Area | Funzioni tipiche |
|---|---|
| Calendario e prenotazioni | un calendario unico per tutte le case e tutti i portali, prenotazioni dirette inserite a mano |
| Ospiti | messaggi automatici (conferma, istruzioni di arrivo, check-out), modelli di risposta, casella unica |
| Check-in | raccolta online dei documenti, contratto o regole da accettare, codici per l’ingresso |
| Adempimenti | invio a Alloggiati Web, dati per le statistiche regionali, calcolo dell’imposta di soggiorno |
| Operatività | turni di pulizia assegnati in automatico, segnalazioni di guasti, inventario |
| Soldi | incassi, costi per casa, rendiconti mensili per ogni proprietario, a volte fatture |
| Canali | channel manager integrato o collegato per Airbnb, Booking.com e altri portali |
Perché serve a un property manager?
Perché il lavoro cresce più in fretta delle case. Con cinque appartamenti hai decine di messaggi al giorno, pulizie da incastrare tra un check-out e un check-in, comunicazioni alla Questura entro i tempi, rendiconti per cinque proprietari diversi. Un PMS non toglie il lavoro, ma toglie gli errori e le ripetizioni: le cose che si possono automatizzare partono da sole, e quello che resta lo vedi in un elenco.
Che differenza c’è con il channel manager?
Il channel manager tiene allineati calendari e prezzi sui portali. Il PMS gestisce tutto il resto: ospiti, pulizie, adempimenti, soldi. Molti prodotti oggi li vendono insieme; altri si collegano tra loro. Ne parliamo nella pagina sulla differenza tra PMS e channel manager.
Cosa controllare se lavori in Italia?
Alcune funzioni sono specifiche del mercato italiano e non tutti i software internazionali le hanno:
- invio automatico ad Alloggiati Web;
- trasmissione dei dati per le statistiche turistiche della tua Regione;
- calcolo dell’imposta di soggiorno con esenzioni e tetti del tuo Comune;
- gestione della ritenuta del 21% e rendiconti adatti ai proprietari;
- supporto in italiano.
Un esempio
Federica gestisce nove appartamenti a Milano per sei proprietari. Prima del PMS usava tre app e un foglio di calcolo, e passava le domeniche sera a fare i rendiconti. Oggi il gestionale assegna le pulizie appena arriva una prenotazione, manda le istruzioni di arrivo tre giorni prima, prepara le schedine per la Questura e a fine mese genera un rendiconto per ogni proprietario, che lei controlla e invia.
Serve sempre?
Con una casa su un portale si può gestire tutto dall’app del portale. Da due o tre case, o appena lavori per conto di altri proprietari, un PMS fa risparmiare ore ogni settimana. Anche BnBmanager sta preparando un proprio PMS con channel manager, collegato ad Airbnb e Booking.com tramite API attraverso un channel manager certificato: è in arrivo.
In pratica
- Considera un PMS da due o tre case, o appena gestisci per altri.
- Verifica che includa o si colleghi a un channel manager via API.
- Controlla le funzioni italiane: Alloggiati Web, statistiche, imposta di soggiorno.
- Guarda come prepara i rendiconti per i proprietari.
- Prova il software con una casa prima di trasferire tutto.