Come funziona il check-in online degli ospiti?

Il check-in online non riguarda le chiavi: è la parte “burocratica” dell’arrivo fatta prima, dal telefono dell’ospite. Il modo in cui l’ospite entra in casa (di persona, keybox, serratura smart) è un’altra cosa, spiegata nella pagina sul self check-in.

Come funziona, passo per passo?

1. Arriva la prenotazione e il gestionale, o un’app dedicata, manda all’ospite un link, di solito qualche giorno prima dell’arrivo.
2. L’ospite compila un modulo per sé e per gli altri componenti: nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento per chi deve indicarlo.
3. Accetta le regole della casa ed eventualmente un contratto o un’informativa sulla privacy.
4. Paga gli extra, se previsti: imposta di soggiorno, deposito, servizi aggiuntivi.
5. I dati arrivano nel gestionale, controllati e già nel formato giusto per la schedina della Questura.
6. All’arrivo fai il riconoscimento e, se il software lo permette, invii i dati ad Alloggiati Web.

Cosa resta obbligatorio anche con il check-in online?

Il riconoscimento dell’ospite. Secondo la circolare del Ministero dell’Interno del novembre 2024, ritenuta valida dal Consiglio di Stato nel novembre 2025, ricevere i dati o la foto del documento e poi mandare un codice in automatico non basta: serve un riscontro visivo, di persona o con un collegamento video in tempo reale. Alcuni dettagli pratici restano incerti, per questo la pagina è segnata da verificare: chiedi indicazioni alla tua Questura.

L’invio alla Questura entro 24 ore dall’arrivo, o subito per soggiorni più brevi di 24 ore. Il check-in online prepara i dati, ma la responsabilità dell’invio resta tua.

E la privacy dei documenti?

Su questo il Garante privacy è stato chiaro con una nota del 29 aprile 2026:

• l’obbligo verso la Questura non autorizza a conservare copie dei documenti, né su carta né in digitale;
• eventuali copie acquisite per compilare la schedina vanno cancellate o distrutte appena il sistema conferma l’invio;
• si conserva solo la ricevuta di Alloggiati Web, per cinque anni;
• non vanno chiesti documenti via WhatsApp o fotografati con il telefono;
• con il fornitore del software o dell’app serve un accordo come responsabile del trattamento (articolo 28 del GDPR).

Quando valuti un sistema di check-in online, chiedi quindi dove finiscono le immagini dei documenti e se si cancellano in automatico dopo l’invio.

Quali vantaggi dà?

Senza check-in online	Con check-in online
dati dettati o copiati all’arrivo	dati già pronti prima dell’arrivo
errori di battitura sui nomi stranieri	campi guidati e controlli
imposta di soggiorno incassata in contanti	pagamento anticipato, se lo usi
arrivo lungo, ospite stanco in piedi	riconoscimento rapido, solo verifica

Un esempio

Chiara gestisce sei appartamenti a Firenze. Tre giorni prima dell’arrivo il suo gestionale manda il link: una famiglia tedesca di quattro persone compila i dati, accetta le regole e paga l’imposta di soggiorno. All’arrivo Chiara fa una videochiamata davanti al portone, confronta volti e documenti con i dati ricevuti e solo allora attiva il codice. Il gestionale invia le schedine, lei controlla la ricevuta e il sistema cancella le immagini dei documenti.

In pratica

• Invia il link di check-in online qualche giorno prima dell’arrivo.
• Chiedi solo i dati che servono per la schedina e per l’imposta di soggiorno.
• Fai sempre il riconoscimento con riscontro visivo prima di consegnare l’accesso.
• Invia ad Alloggiati Web entro 24 ore e conserva le ricevute.
• Cancella le copie dei documenti subito dopo l’invio.
• Firma con il fornitore un accordo per il trattamento dei dati.