Come gestire il check-in degli ospiti negli affitti brevi?

Il check-in è il primo contatto dal vivo con l’ospite e decide molto della recensione finale. Un arrivo confuso, con chiavi introvabili o istruzioni poco chiare, si ricorda più di un letto comodo. In Italia, poi, il check-in non è solo accoglienza: è il momento in cui assolvi obblighi di legge.

Quali obblighi ci sono al momento dell’arrivo?

• Riconoscimento dell’ospite: chi gestisce deve verificare l’identità di chi alloggia. Secondo la circolare del Ministero dell’Interno del novembre 2024, confermata dal Consiglio di Stato a novembre 2025, serve un riscontro visivo: di persona oppure con un collegamento video in tempo reale. Non basta ricevere la foto del documento e mandare un codice.
• Comunicazione alla Questura: i dati di ogni ospite vanno inviati con Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo, subito se il soggiorno dura meno di 24 ore.
• Imposta di soggiorno: se il Comune la prevede, va incassata secondo le sue regole, salvo che lo faccia il portale.

Alcuni dettagli pratici sul riconoscimento a distanza non sono ancora fissati da una fonte ufficiale: per questo, prima di scegliere una procedura, conviene sentire la propria Questura.

Check-in di persona o self check-in?

	Di persona	Self check-in con verifica video
Rapporto con l’ospite	migliore	più freddo
Orari	vincolati ai tuoi	più flessibili
Costo	il tuo tempo o quello di un collaboratore	serratura o keybox, eventuale software
Rischi	ritardi, attese	problemi tecnici, ospite senza connessione

Molti host usano un modello misto: accoglienza di persona quando possibile, accesso autonomo con verifica video quando l’ospite arriva tardi.

Come preparo le istruzioni di arrivo?

Su Airbnb indichi il metodo di check-in (incontro di persona, serratura smart, tastierino, cassetta di sicurezza, portineria o altro) e scrivi le istruzioni nell’editor dell’annuncio: l’ospite vede subito il metodo, ma le istruzioni dettagliate gli compaiono 48 ore prima dell’arrivo. Su Booking.com si imposta la modalità di ritiro chiavi tra le condizioni della struttura e compare nella conferma.

Le istruzioni devono rispondere a queste domande:

• indirizzo esatto, citofono, piano e interno;
• come arrivare da stazione o aeroporto e dove parcheggiare;
• orario di arrivo e cosa fare in caso di ritardo;
• come avverrà il riconoscimento e quali documenti servono, per tutti gli ospiti;
• un numero da chiamare se qualcosa non va.

Aggiungi foto del portone e della porta: evitano metà delle telefonate.

Un esempio

Giorgio gestisce due appartamenti a Roma. Tre giorni prima dell’arrivo chiede all’ospite l’orario previsto e i nomi di tutti gli adulti. Il giorno prima manda indirizzo, foto del portone e regole per il riconoscimento. All’arrivo, se è disponibile, accoglie di persona e controlla i documenti; se l’ospite arriva alle 23, fa una videochiamata davanti alla porta, confronta volto e documento e solo dopo comunica il codice della serratura. La sera stessa invia le schedine su Alloggiati Web e annota come è avvenuto il riconoscimento.

Cosa fare se l’ospite arriva in ritardo o non risponde?

Stabilisci prima una fascia oraria e un costo eventuale per gli arrivi molto tardi, e scrivilo nell’annuncio. Se l’ospite non si fa vivo, scrivigli sempre dalla piattaforma, così resta traccia. Non lasciare codici o chiavi a chi non è stato riconosciuto.

In pratica

• Scegli il metodo di check-in e indicalo nell’annuncio.
• Prepara istruzioni con indirizzo, foto, orari e un numero di emergenza.
• Chiedi in anticipo orario di arrivo e numero di ospiti.
• Riconosci ogni ospite con un riscontro visivo, di persona o in video in tempo reale.
• Invia i dati su Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo.
• Incassa l’imposta di soggiorno se il Comune la prevede e il portale non lo fa.
• Annota data, ora e modalità del riconoscimento.