Si possono inviare in automatico gli ospiti ad Alloggiati Web?

Le regole generali di Alloggiati Web (chi deve comunicare, entro quando, come avere le credenziali) sono nella pagina dedicata. Qui rispondiamo a una domanda più pratica: le schedine possono partire da sole dal gestionale? Sì, e il portale della Polizia di Stato lo prevede espressamente.

Quali modi di invio esistono?

Il manuale del portale descrive tre strade:

Modo	Come funziona	Per chi
Inserimento schedine	compili a mano ogni ospite sul sito	una casa, pochi arrivi
Invio file	carichi un file di testo precompilato con più ospiti; il portale lo controlla e segnala le righe errate	chi esporta i dati da un foglio o da un programma
Servizio web (WSKEY)	il gestionale invia i dati direttamente al portale, senza passare dal sito	chi usa un PMS con questa funzione

Anche il Garante privacy, nella nota del 29 aprile 2026, ricorda che i dati si possono inserire a mano nel portale oppure inviare in automatico tramite un collegamento tra il gestionale della struttura e i sistemi del Ministero dell’Interno.

Come si attiva l’invio automatico?

1. Ottieni le credenziali dalla Questura competente, se non le hai già.
2. Entra nel portale e, nel menu della tua utenza, scegli “Chiave Web Service”: il sistema genera la WSKEY.
3. Inserisci la WSKEY nel gestionale, insieme ai dati di accesso che il software ti chiede, nella sezione dedicata ad Alloggiati Web.
4. Fai un invio di prova e controlla nel portale la sezione Analisi invii, che mostra le schedine trasmesse nella giornata.

Due dettagli dal manuale: si può generare un solo nuovo codice al giorno, e a ogni cambio password va generata una nuova WSKEY. Se cambi la password e dimentichi di aggiornare il gestionale, gli invii si fermano.

E se gestisco più appartamenti?

Il portale ha una sezione Gestione appartamenti: gestori e proprietari possono inserire l’elenco delle case e, a ogni invio, va indicato l’appartamento a cui si riferisce la schedina. Il manuale precisa che il comune dell’appartamento deve ricadere nella provincia della Questura che ha rilasciato le credenziali: se hai case in province diverse, chiedi a ciascuna Questura come procedere.

Cosa non fa l’automazione?

• Non riconosce l’ospite. La circolare del Ministero dell’Interno del novembre 2024, ritenuta valida dal Consiglio di Stato nel novembre 2025, chiede un riscontro visivo, di persona o in video in tempo reale. Alcuni dettagli tecnici non sono ancora fissati: per questo la pagina è segnata da verificare.
• Non ti toglie la responsabilità. Se l’invio fallisce, l’obbligo resta tuo: controlla che ogni giorno con arrivi abbia la sua ricevuta.
• Non conserva le ricevute per sempre. Il portale le rende scaricabili per 30 giorni; vanno conservate in digitale per cinque anni. Verifica se il gestionale le scarica e le archivia.
• Non cancella da solo le copie dei documenti, a meno che il software lo preveda. Il Garante chiede di eliminarle appena arriva la conferma dell’invio.

Un esempio

Daniela gestisce otto appartamenti a Roma. Genera la WSKEY nel portale e la inserisce nel PMS. Quando un ospite completa il check-in online e lei lo riconosce in videochiamata, segna l’arrivo come confermato e la schedina parte in automatico. Ogni sera controlla in Analisi invii che tutti gli arrivi del giorno risultino trasmessi; a fine mese scarica le ricevute nell’archivio. Il mese dopo cambia la password del portale e, come da promemoria, rigenera subito la WSKEY.

In pratica

• Verifica che il tuo gestionale supporti l’invio ad Alloggiati Web via servizio web.
• Genera la WSKEY nel portale e inseriscila nel software.
• Inserisci tutti gli appartamenti nella sezione Gestione appartamenti.
• Riconosci ogni ospite prima di inviare i dati.
• Controlla ogni giorno gli invii e scarica le ricevute entro 30 giorni.
• Rigenera la WSKEY a ogni cambio password.
• Cancella le copie dei documenti dopo la conferma dell’invio.