Come configurare un gestionale per affitti brevi da zero?

Un gestionale configurato male fa più danni di nessun gestionale: date aperte per sbaglio, messaggi con campi vuoti, rendiconti sbagliati. Il segreto è l’ordine: prima i dati, poi i collegamenti, poi le automazioni. Il collegamento ai portali, passo per passo, è spiegato nella pagina su come collegare Airbnb e Booking a un channel manager; qui trovi il percorso completo.

Cosa preparo prima di iniziare?

• Elenco delle case con indirizzo, CIN, eventuale codice regionale, posti letto, camere e bagni.
• Accessi da titolare agli account Airbnb e all’extranet di Booking.com.
• Credenziali Alloggiati Web e accesso al portale regionale per le statistiche turistiche.
• Regole dell’imposta di soggiorno del Comune: importo, esenzioni, tetto di notti.
• Contratti con i proprietari, se gestisci per conto terzi.
• Elenco delle prenotazioni future, comprese quelle dirette e i blocchi del proprietario.

In che ordine si configura?

1. La tua attività: dati fiscali, valuta, fuso orario, lingua, logo. Crea gli utenti del team con permessi diversi (chi pulisce non deve vedere i conti).
2. Le case: una scheda per casa con indirizzo, CIN, capacità, orari di check-in e check-out, regole della casa, informazioni per gli ospiti (wifi, parcheggio, rifiuti).
3. I proprietari: anagrafica, IBAN, compenso e base di calcolo, chi paga pulizie e spese, come previsto dal contratto.
4. Prezzi e regole: prezzo base, stagioni, soggiorno minimo, preavviso, costi di pulizia, politiche di cancellazione.
5. Le prenotazioni future: inseriscile o importale tutte prima di collegare i portali, così nessuna data resta scoperta.
6. I portali: collega Airbnb e Booking.com via API. Su Airbnb scegli se sincronizzare tutto o solo prezzi e disponibilità; su Booking.com scegli il fornitore dall’extranet. Poi rimuovi i vecchi iCal.
7. I messaggi: 5-6 modelli per i momenti chiave, nelle lingue dei tuoi ospiti, con segnaposto controllati.
8. Check-in online e Alloggiati Web: imposta il modulo per gli ospiti e, se il software lo supporta, l’invio automatico con la chiave WSKEY generata nel portale della Polizia di Stato. Inserisci le case nella sezione Gestione appartamenti del portale.
9. Statistiche e imposta di soggiorno: collega o prepara l’esportazione verso il portale della tua Regione e imposta le regole del Comune.
10. Pulizie: imprese o persone, case assegnate, avvisi automatici a ogni check-out.
11. Rendiconti: modello del rendiconto e, se c’è, area riservata per i proprietari.

Come capisco se funziona?

Fai una prova completa con una sola casa per una o due settimane:

• blocca una data su un portale e verifica che si chiuda sugli altri;
• controlla che una nuova prenotazione generi messaggi, pulizia e check-in online;
• invia una schedina e verifica la ricevuta nel portale Alloggiati Web;
• genera un rendiconto di prova e confrontalo con i tuoi conti.

Solo quando tutto torna, aggiungi le altre case, poche alla volta.

Quali errori evitare?

• Collegare i portali prima di aver inserito tutte le prenotazioni future.
• Lasciare attivi gli iCal dopo il collegamento via API.
• Modificare i prezzi sul portale dopo averli affidati al software: vengono sovrascritti.
• Attivare messaggi automatici senza leggerli come se fossi l’ospite.
• Trasferire trenta case in un giorno, magari prima di un ponte.

Un esempio

Elisa apre la sua attività a Bergamo con quattro appartamenti di tre proprietari. Dedica la prima settimana ai dati: schede delle case, contratti, prezzi e tutte le prenotazioni fino all’estate. Un martedì collega Airbnb e Booking.com e toglie gli iCal. Nei dieci giorni successivi prova tutto su un bilocale: messaggi, check-in online, schedina, pulizia, rendiconto. Corregge due segnaposto vuoti e un orario di check-out sbagliato, poi attiva le altre tre case.

In pratica

• Prepara dati, accessi e contratti prima di aprire il software.
• Configura nell’ordine: attività, case, proprietari, prezzi, prenotazioni.
• Collega i portali solo dopo, via API, e togli gli iCal.
• Imposta messaggi, check-in online, Alloggiati Web, pulizie e rendiconti.
• Prova tutto con una casa prima di aggiungere le altre.
• Aggiungi le case poche alla volta, lontano dai periodi di punta.