Come gestire un check-in in tarda serata?

Voli in ritardo, treni soppressi, ospiti che arrivano in auto dopo cena: prima o poi capita a tutti un arrivo alle 23 o dopo mezzanotte. Rispetto al check-in normale, descritto nella pagina sulla gestione del check-in, qui il problema è uno solo: restare disponibili e rispettare le regole sull’identificazione anche quando è tardi.

Cosa scrivere prima nell’annuncio?

Decidi una regola e rendila visibile prima della prenotazione:

• l’orario massimo di arrivo “normale” (per esempio le 21 o le 22);
• se dopo quell’ora l’arrivo è possibile, con quale modalità e se c’è un costo;
• un limite oltre il quale non garantisci l’accoglienza, o la richiesta di avvisare entro una certa ora.

Un costo per l’arrivo tardivo va indicato chiaramente nell’annuncio prima della prenotazione: le piattaforme vietano costi nascosti o chiesti all’ultimo momento.

Come si riconosce l’ospite di notte?

Le regole non cambiano con l’orario. Secondo la circolare del Ministero dell’Interno del novembre 2024, confermata dal Consiglio di Stato con la sentenza pubblicata il 21 novembre 2025, serve un riscontro visivo tra la persona e il documento. Due strade:

• di persona: tu o un collaboratore di zona, magari pagato a chiamata per gli arrivi serali;
• in videochiamata in tempo reale, davanti alla porta, con il documento accanto al volto, prima di comunicare il codice o aprire a distanza.

Alcuni dettagli sul riconoscimento a distanza, come gli strumenti accettati e se vada fatto per ogni ospite, non sono ancora fissati da una fonte ufficiale: chiedi alla tua Questura. Non lasciare mai chiavi o codici a chi non è stato riconosciuto, nemmeno “per questa volta”.

E la comunicazione alla Questura?

I dati vanno inviati su Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo; se il soggiorno dura meno di 24 ore, subito all’arrivo. Con un arrivo a mezzanotte e una partenza alle 10 del mattino, quindi, la schedina va mandata appena l’ospite entra.

Come organizzarsi il giorno stesso?

1. La mattina chiedi in chat un aggiornamento sull’orario (numero del volo o del treno, se l’ospite vuole darlo).
2. Ricorda all’ospite di avere il telefono carico e i documenti di tutti a portata di mano.
3. Lascia luci esterne o del pianerottolo accese, o spiega dov’è l’interruttore: il portone di notte, al buio, è il primo ostacolo.
4. Resta raggiungibile fino all’ingresso e chiedi un messaggio quando l’ospite è in casa.

Ricorda che, su Airbnb, se l’host non riesce a dare accesso alla casa l’ospite può segnalare un problema con la prenotazione e ottenere un rimborso, che viene scalato dal pagamento all’host.

Un esempio

Stefano gestisce due monolocali a Napoli. Nell’annuncio scrive: arrivo dalle 15 alle 22; dalle 22 alle 2 arrivo possibile con supplemento di 20 euro, da concordare entro le 18 del giorno stesso. Per gli arrivi tardi ha un accordo con un collaboratore che vive a dieci minuti, pagato 25 euro a uscita (cifre indicative). Quando non può uscire nessuno, fa la videochiamata davanti al portone e attiva il codice solo dopo aver visto volto e documento.

In pratica

• Scrivi nell’annuncio l’orario massimo di arrivo e le regole per gli arrivi tardi.
• Dichiara prima della prenotazione ogni eventuale supplemento.
• Chiedi l’orario aggiornato la mattina dell’arrivo.
• Riconosci l’ospite di persona o in videochiamata in tempo reale prima di dare l’accesso.
• Invia i dati su Alloggiati Web subito se il soggiorno è più breve di 24 ore.
• Tieni un collaboratore di riserva per le notti in cui non puoi esserci.