Cos'è un motore di prenotazione (booking engine)?
Il motore di prenotazione, o booking engine, è il software che permette agli ospiti di prenotare e pagare direttamente sul tuo sito: mostra disponibilità e prezzi, raccoglie i dati e incassa con carta o altri metodi. Se è collegato al channel manager, ogni prenotazione diretta chiude subito le stesse date su Airbnb, Booking.com e gli altri portali.
Senza motore di prenotazione, un sito di casa vacanze è una vetrina: l’ospite ti scrive, tu rispondi, poi chiedi un bonifico. Con il motore di prenotazione l’ospite fa tutto da solo, come su un portale, ma sul tuo sito.
Cosa fa in concreto?
- Mostra il calendario con le date libere e i prezzi, compresi soggiorno minimo, sconti e supplementi.
- Calcola il totale: notti, pulizie, eventuali extra e, se lo imposti, l’imposta di soggiorno.
- Raccoglie i dati dell’ospite e l’accettazione delle condizioni di prenotazione.
- Incassa il pagamento o la caparra con carta, PayPal o altri sistemi.
- Invia la conferma e passa la prenotazione al gestionale o al channel manager.
Che differenza c’è con channel manager e PMS?
| Strumento | Cosa fa |
|---|---|
| Motore di prenotazione | riceve le prenotazioni dirette sul tuo sito |
| Channel manager | tiene allineati prezzi e disponibilità tra portali e sito |
| PMS (gestionale) | gestisce prenotazioni, ospiti, pulizie, pagamenti e documenti |
Spesso sono moduli dello stesso software. L’importante è che parlino tra loro: una prenotazione sul sito deve chiudere subito le date sugli altri canali.
Serve anche per Google?
È utile. Google mostra le case vacanza con link di prenotazione gratuiti e, tra i suoi partner di connettività, elenca anche motori di prenotazione, channel manager e costruttori di siti. Se il tuo motore è collegato, il tuo sito può comparire tra le opzioni di prenotazione, alle condizioni di idoneità fissate da Google.
Quanto costa?
Ci sono abbonamenti mensili, commissioni sulle prenotazioni o un mix, spesso dentro il prezzo del gestionale. A questo si aggiunge il costo del sistema di pagamento, di solito una piccola percentuale per transazione. Confronta il costo annuo con le commissioni che risparmieresti sulle prenotazioni dirette.
Un esempio con numeri stimati
Un gestore con tre appartamenti a Siena riceve 20 prenotazioni dirette l’anno, per circa 10.000 euro. Il motore di prenotazione incluso nel suo gestionale non costa nulla in più; il pagamento online costa circa l’1,5-3% a transazione, cioè 150-300 euro. Le stesse prenotazioni su un portale avrebbero pagato commissioni intorno al 15-19%: tra 1.500 e 1.900 euro.
Cosa controllare prima di sceglierlo?
- Collegamento con il tuo channel manager o gestionale.
- Pagamenti supportati e sicurezza (autenticazione forte delle carte).
- Gestione di caparra, saldo e cancellazioni.
- Funzionamento da smartphone, da cui prenota la maggior parte delle persone.
- Possibilità di mostrare il CIN e le condizioni.
In pratica
- Scegli un motore collegato al tuo channel manager o gestionale.
- Imposta prezzi, regole e condizioni identiche a quelle dei portali, o motivane le differenze.
- Attiva un pagamento online sicuro.
- Prova una prenotazione completa da smartphone prima di andare online.