Si possono ricevere i documenti degli ospiti su WhatsApp?

Chiedere all’ospite “mi mandi una foto della carta d’identità su WhatsApp?” è diventata un’abitudine diffusa. Nel 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha preso posizione proprio su questa pratica. Ecco cosa ha detto e come organizzarsi.

Cosa ha detto il Garante?

Il 29 aprile 2026 il Garante ha inviato una nota di chiarimento alle associazioni di categoria dell’ospitalità, con un comunicato pubblico. I punti principali:

• l’obbligo di identificare gli ospiti e comunicarli con Alloggiati Web non autorizza a conservare copie dei documenti, né su carta né in digitale;
• una copia può essere tenuta solo per il tempo strettamente necessario a inserire i dati nel portale;
• ricevuta la ricevuta di Alloggiati Web, la copia va cancellata o distrutta subito;
• vanno evitate le raccolte con foto dallo smartphone o tramite app di messaggistica come WhatsApp, perché espongono gli ospiti a rischi concreti come furto d’identità e accessi non autorizzati.

L’unico documento da conservare è la ricevuta del portale, per cinque anni.

E per l’identificazione basta la foto?

No, e questo è un secondo problema. La foto del documento non dimostra che la persona che entra in casa sia quella del documento. La Questura di Siena scrive che l’identificazione non può essere sostituita da copie scannerizzate ricevute via email, app o siti. Il Consiglio di Stato, a novembre 2025, ha confermato che serve un riscontro visivo, ammesso anche in video purché in tempo reale.

Quindi come si fa in pratica?

Pratica	Valutazione
Foto del documento su WhatsApp, conservata in chat	da evitare
Foto ricevuta, usata per Alloggiati e poi tenuta in galleria	da evitare: va cancellata
Documento mostrato di persona all’arrivo, dati inseriti nel portale	corretta
Videochiamata in tempo reale con documento accanto al volto	ammessa secondo il Consiglio di Stato, con le cautele della pagina sul self check-in
Check-in online con un fornitore che non archivia le immagini	possibile, con contratto da responsabile del trattamento

Se usi un servizio di check-in online o un gestionale che raccoglie i dati, il Garante chiede un contratto con il fornitore come responsabile del trattamento (articolo 28 del GDPR) e un’informativa chiara agli ospiti.

Cosa rischio se conservo i documenti?

Oltre alle sanzioni privacy, se perdi il telefono o un account viene violato hai un data breach: va notificato al Garante entro 72 ore e, nei casi gravi, comunicato anche agli ospiti. Una chat piena di carte d’identità è esattamente il tipo di rischio che la nota vuole eliminare.

Un esempio

Fino all’anno scorso Chiara si faceva mandare i documenti su WhatsApp e li teneva in una cartella del telefono. Ora fa il riconoscimento all’arrivo, o in videochiamata in tempo reale, legge i dati dal documento originale e li inserisce subito su Alloggiati Web. Scarica la ricevuta e non conserva alcuna copia. Ha anche cancellato le vecchie foto archiviate.

In pratica

• Non chiedere foto dei documenti su WhatsApp o altre chat.
• Fai il riconoscimento con riscontro visivo, di persona o in video in tempo reale.
• Se una copia ti arriva comunque, cancellala appena inviata la schedina.
• Conserva solo le ricevute di Alloggiati Web, per cinque anni.
• Con i fornitori di check-in online firma un contratto da responsabile del trattamento.
• Cancella gli archivi di documenti accumulati in passato.