Il property manager deve avere un conto separato per gli incassi dei proprietari?

Molti gestori incassano sul proprio conto i pagamenti degli ospiti (dai portali o dalle prenotazioni dirette) e poi girano ai proprietari la loro parte. È lecito, ma tocca soldi che non sono tuoi. La domanda è se serva un conto apposito.

C’è un obbligo di legge?

Dalle fonti consultate non risulta una norma generale che imponga al property manager un conto dedicato o vincolato, come accade per alcune professioni in altri Paesi. Neppure le regole sugli intermediari delle locazioni brevi lo prevedono: chiedono di trattenere e versare la ritenuta, comunicare i contratti e rilasciare la certificazione. Il contratto di gestione o regole locali possono però prevederlo, e la situazione può cambiare: per questo la pagina è da verificare.

Perché conviene comunque?

• Ritenuta del 21%: se incassi, devi trattenerla su ogni pagamento e versarla entro il 16 del mese dopo. Con un conto dedicato vedi subito quanto hai incassato e quanto devi versare.
• Rendiconti chiari: ogni movimento in entrata corrisponde a una prenotazione, ogni uscita a un bonifico al proprietario, a una ritenuta o a una spesa documentata.
• Controlli bancari: per chi ha un’impresa, i versamenti sul conto non giustificati possono essere presunti ricavi in un accertamento. Se i soldi dei proprietari si mescolano ai tuoi, dovrai ricostruire tutto movimento per movimento.
• Imposta di soggiorno: dove la riscuoti tu, sono soldi del Comune. Tenerli separati evita di usarli per sbaglio.
• Rapporto con i clienti: un proprietario che vede un estratto pulito si fida di più.

Un conto separato protegge i soldi dei proprietari?

Non del tutto. Un normale conto intestato a te resta tuo: non crea una separazione patrimoniale come quella di un deposito fiduciario. Se hai debiti, un creditore potrebbe comunque provare ad aggredirlo. Il conto dedicato serve soprattutto a tenere i conti in ordine e a dimostrare di chi sono i soldi. Per ridurre il rischio contano anche tempi di pagamento brevi e regole scritte nel mandato.

E l’antiriciclaggio?

La normativa antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007) elenca tra i soggetti obbligati gli agenti in affari in mediazione immobiliare, anche per le locazioni, ma solo per canoni mensili da 10.000 euro in su. La pura gestione per conto terzi non compare nell’elenco. Se fai anche mediazione, verifica con il consulente quali obblighi ti riguardano.

Come organizzarsi in pratica?

1. Apri un conto aziendale usato solo per gli incassi degli ospiti.
2. Fai arrivare lì i pagamenti dei portali e delle prenotazioni dirette.
3. Ogni mese: versa le ritenute, trattieni la commissione con fattura, paga le spese documentate e bonifica il saldo ai proprietari.
4. Sposta sul tuo conto operativo solo le commissioni fatturate.

Un esempio

Martina gestisce nove case e a luglio incassa 42.000 euro. Sul conto dedicato restano, entro il 16 agosto, 8.820 euro di ritenute da versare, 8.400 euro di commissioni che sposta sul suo conto dopo aver emesso le fatture, e il resto, al netto delle spese, va ai proprietari con un rendiconto per ciascuno.

In pratica

• Usa un conto dedicato agli incassi degli ospiti.
• Scrivi nel mandato tempi e modalità dei pagamenti ai proprietari.
• Tieni separate ritenute e imposta di soggiorno.
• Non usare quei soldi per le spese della tua attività.
• Concilia il conto ogni mese con le prenotazioni.