Il property manager deve fare fattura al proprietario?

Sì. Quando gestisci case di altri come attività d’impresa, la tua commissione è un compenso per un servizio e va documentata con una fattura intestata al proprietario. Vale sia nel regime ordinario sia nel forfettario, e anche se il proprietario è un privato senza partita IVA.

Deve essere elettronica?

Sì. La fattura passa dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo riguarda anche tutti i contribuenti forfettari, compresi quelli con ricavi più bassi. Se il proprietario è un privato, la fattura va emessa con il suo codice fiscale e il codice destinatario “0000000”, e gli consegni una copia (per esempio in PDF), perché la troverà anche nella sua area riservata.

Cosa deve contenere?

• I tuoi dati e quelli del proprietario (nome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA).
• La descrizione del servizio: per esempio “compenso per gestione locazioni brevi dell’immobile di via …, periodo ottobre 2026”.
• L’importo della commissione e la base di calcolo (percentuale sugli incassi del mese, se è così che lavori).
• Nel regime ordinario l’IVA al 22%; nel forfettario nessuna IVA, con il riferimento al regime (legge 190/2014, art. 1, commi 54-89) e la marca da bollo da 2 euro sopra i 77,47 euro.

Molti gestori allegano o mandano insieme un rendiconto mensile: prenotazioni, incassi lordi, ritenuta del 21% trattenuta, commissione, spese, importo girato al proprietario. Non sostituisce la fattura, ma evita contestazioni.

Quando va emessa?

Per i servizi, la fattura è legata al pagamento del compenso. Se trattieni la commissione dagli incassi a fine mese, puoi emettere una fattura per ogni pagamento oppure una fattura differita riepilogativa del mese, entro il 15 del mese successivo, purché i servizi siano documentati (per esempio dal rendiconto).

E le spese che anticipo?

Qui serve attenzione, perché cambia molto.

• Spese in nome e per conto del proprietario: se l’impresa di pulizie o l’idraulico fatturano al proprietario e tu paghi solo materialmente, il rimborso non è un tuo ricavo e resta fuori dalla base imponibile IVA (art. 15 del DPR 633/1972; dal 1° gennaio 2027 la regola passa nell’art. 29 del nuovo Testo unico IVA, D.Lgs. 10/2026). Nella tua fattura la indichi come voce esclusa, allegando i giustificativi.
• Spese a tuo nome riaddebitate: se la fattura del fornitore è intestata a te e poi la giri al proprietario, quel riaddebito è un tuo ricavo, con IVA nell’ordinario e dentro il limite di 85.000 euro nel forfettario.

Un esempio

A ottobre l’appartamento di Giovanni incassa 2.400 euro lordi. Il gestore Matteo, nel regime ordinario, trattiene la ritenuta del 21% (504 euro) e la sua commissione del 20% (480 euro più IVA, 585,60 euro), paga per conto di Giovanni la fattura delle pulizie intestata a lui (180 euro) e gira il resto. Matteo emette una fattura elettronica da 585,60 euro più 180 euro di spese escluse dalla base imponibile, con il rendiconto allegato.

In pratica

• Fattura elettronica per ogni commissione, anche ai privati.
• Descrivi servizio, immobile e periodo.
• Allega un rendiconto mensile chiaro.
• Fai intestare al proprietario le fatture dei fornitori che paghi per lui.
• Nel forfettario indica il regime e applica la marca da bollo quando serve.
• Concorda nel contratto di gestione tempi e modalità di fatturazione.